10 tapaa, joilla Caleido parantaa talouden johtamista

Menestyvän pk-yrityksen johtaminen vaatii monipuolista osaamista ja erityisesti hyvää ymmärrystä yrityksen taloudesta. Silti monessa yrityksessä ajantasainen taloustieto on usein hieman kiven alla. Kassavirtaennuste voi olla yhdessä excelissä, budjetti toisessa ja kirjanpidon toteumat vielä erillisessä järjestelmässä. Kun tieto on hajallaan, kokonaiskuvan muodostaminen vie aikaa ja päätöksiä tehdään helposti vanhentuneen tiedon perusteella tai ihan puhtaasti mututuntumalla.

Tässä artikkelissa käymme läpi kymmenen käytännön tapaa, joilla Caleido helpottaa pk-yrityksen talouden johtamista.

1. Talouden kokonaiskuva yhdessä järjestelmässä

Kuten introssa totesimme, niin monessa yrityksessä taloustieto on hajallaan useissa järjestelmissä ja Excel-tiedostoissa. Tällöin tuloslaskelman, kassavirtaennusteen ja budjetin välinen yhteys jää helposti tulkinnanvaraiseksi. Kun johto tarvitsee kokonaiskuvan yrityksen taloudesta, luvut täytyy ensin koota yhteen useasta eri lähteestä.

Caleidossa tuloslaskelma, tase ja kassavirtaennuste löytyvät samasta paikasta. Kun budjettia tai ennustetta muutetaan, vaikutukset näkyvät samanaikaisesti kaikissa eri näkymissä. 

2. Kassavirtaennuste ilman raskaita Excel-malleja

Kassavirtaennuste on yksi tärkeimmistä työkaluista yrityksen maksuvalmiuden ymmärtämisessä. Sen avulla voidaan ennakoida rahan liikkeitä ja saada parempi näkyvyys kassatilanteeseen. Mikäli kassavirtaennuste elää Excelissä, se vaatii jatkuvaa manuaalista päivittämistä ja on erittäin altis virheille. 

Caleidossa kassavirtaennuste perustuu kirjanpidon toteumiin, budjettiin ja suunnitelmiin. Kun toteumat päivittyvät järjestelmään, ennuste tarkentuu automaattisesti ja tarjoaa jatkuvasti ajantasaisen näkymän tuleviin kuukausiin ilman manuaalista työtä.

3. Rullaava ennuste talouden parempaan suunnitteluun

Perinteinen vuosibudjetti vanhenee nopeasti, kun liiketoiminnassa tapahtuu muutoksia. Mikäli budjetti ei enää vastaa todellista tilannetta, se ei enää tue päätöksentekoa tehokkaasti. Rullaava ennuste tarjoaa tähän vaihtoehdon. Kun ennustetta päivitetään säännöllisesti toteumatiedon perusteella, budjetti pysyy realistisena.

Caleidossa toteuma ja ennuste kulkevat rinnakkain, ja ennustetta voidaan päivittää muutamalla klikkauksella.

4. Vähemmän Excel-riippuvuutta taloussuunnittelussa

Excel on edelleen monelle yritykselle tärkeä työkalu taloussuunnittelussa. Se toimii hyvin yksittäisissä laskelmissa, mutta suuret Excel-mallit ovat usein työläitä ylläpitää. Manuaaliset päivitykset, kaavavirheet ja eri versiot vievät aikaa ja heikentävät pahimmassa tapauksessa luottamusta lukuihin.

Caleido kokoaa talousdatan yhteen helppokäyttöiseen järjestelmään, joka päivittyy automaattisesti kirjanpidosta. Ohjelmisto tarjoaa myös valmiit kaavat, minkä johdosta raporttien/kaavojen tarkastukseen ei kulu ylimääräistä aikaa.

5. Parempi näkyvyys kustannusrakenteeseen

Kannattavuuden analysointi edellyttää ymmärrystä siitä, mistä kustannukset syntyvät. Kirjanpidossa kulut näkyvät usein kokonaisuutena, mutta niiden jakautuminen liiketoiminnan eri osiin ei ole aina selkeää. Vasta kun kustannuksia tarkastellaan tarkemmin syntyy aito ymmärrys siitä, mitkä ovat yrityksen kannattavimmat tuotteet, projektit tai liiketoiminta-alueet.

Caleidossa kustannuksia voidaan analysoida esimerkiksi liiketoiminta-alueittain, tuotteittain tai projekteittain, minkä johdosta yrityksen johdolla on huomattavasti parempi ymmärrys kannattavuudesta.

6. Syvempi analyysi tuloslaskelmasta

Perinteinen kirjanpidon tuloslaskelma kertoo, mitä yrityksessä on tapahtunut, mutta ei aina miksi luvut ovat muuttuneet. Muutosten taustalla voi olla esimerkiksi kustannusten kasvu, myynnin muutokset tai liiketoiminnan rakenteelliset tekijät.

Caleidon analyysinäkymät auttavat tarkastelemaan tuloslaskelman kehitystä eri näkökulmista. Näin kannattavuuden keskeiset ajurit on helpompi tunnistaa ja talouden kehitystä seurata.

7. Aina ajan tasalla oleva ennuste

Ennusteiden arvo syntyy niiden ajantasaisuudesta. Jos ennusteita päivitetään harvoin ne vanhenevat nopeasti, eikä niistä ole enää paljon hyötyä päätöksenteossa.

Caleidossa kirjanpidon toteumat päivittyvät automaattisesti järjestelmään. Kun toteumat päivittyvät, myös ennuste tarkentuu ja johto näkee jatkuvasti ajantasaisen näkymän talouden kehitykseen.

8. Skenaarioanalyysi päätöksenteon tueksi

Kasvusuunnitelmien, investointien tai rekrytointien vaikutusten arviointi vaatii usein paljon laskentaa. Excelissä tämä tarkoittaa helposti uusien mallien rakentamista ja aikaavievää työtä.

Caleidossa eri skenaarioita voidaan tarkastella suoraan järjestelmässä. Johto voi arvioida esimerkiksi rekrytointien, investointien tai myynnin muutosten vaikutusta tulokseen, kassavirtaan ja taserakenteeseen.

9. Nopeammat hallitusraportit

Hallitus- ja johtoryhmäraportointi vaatii monessa yrityksessä tietojen kokoamista useista lähteistä. Luvut kerätään kirjanpidosta, budjettitiedostoista ja ennusteista ennen kuin raportti voidaan muodostaa.

Kun kaikki tieto elää yhdessä järjestelmässä, hallitusraportointi helpottuu. Caleidossa toteuma, budjetti ja ennuste ovat samassa paikassa, jolloin raportit voidaan muodostaa suoraan järjestelmästä ilman manuaalista tiedon kokoamista.

10. Ei vaadi taloustaustaa

Jos talousraportit ovat vaikeasti tulkittavia, niiden hyödyntäminen jää helposti vähäiseksi. Tällöin raportit jäävät käytännössä taloustiimin käyttöön, eivätkä ne tue arjen päätöksentekoa muualla organisaatiossa.

Caleidon näkymät on rakennettu niin, että myös liiketoimintajohto ja tiiminvetäjät voivat seurata oman vastuualueensa taloudellista kehitystä.

Talouden parempi ymmärtäminen vaatii hyvän työkalun

Pk-yrityksessä talouden johtaminen tarkoittaa käytännössä jatkuvaa ennakointia. Kiireisessä arjessa johdon on pystyttävä arvioimaan, miten kasvu, investoinnit ja rekrytoinnit vaikuttavat yrityksen kassatilanteeseen ja kannattavuuteen.

Kun budjetti, kassavirtaennuste ja muu talouden ennustaminen perustuu samaan tietoon, yrityksen taloudesta muodostuu selkeä ja ajantasainen kokonaiskuva ilman valtavaa työtaakkaa.

Varaa 30 minuutin esittely

Haluatko nähdä, miten Caleido auttaa kassavirtaennusteessa, budjetoinnissa ja talouden raportoinnissa? Varaa 30 minuutin esittely täältä.